결혼식이 한두 달 앞으로 다가오면 웨딩홀 계약 당시에는 정하지 못했던 내용들이 하나씩 확정되기 시작한다.
하객 수가 어느 정도 보이고, 식순과 음악도 정해지고, 부모님과 가족이 몇 시에 도착할지도 구체적으로 정해진다.
그래서 본식 직전에는 웨딩홀 담당자와 마지막으로 일정과 조건을 맞춰보는 과정이 필요하다.
처음 계약할 때는 홀 분위기와 식대를 보는 것이 중요했다면, 최종 미팅에서는 실제 결혼식날 어떻게 움직일지를 확인하는 것이 핵심이다.
1. 최종 보증인원을 다시 확인한다
가장 먼저 확인할 것은 식사 인원이다.
계약 당시에는 200명 정도로 예상했지만 본식이 가까워지면서 230명이나 250명으로 바뀔 수도 있다.
이때
- 최종 보증인원
- 변경 가능한 마지막 날짜
- 초과 인원 정산
- 어린이 식대
를 다시 확인한다.
보증인원을 한번 확정하면 이후 줄이기 어려운 경우도 있으므로 너무 급하게 결정하지 않는 것이 좋다.
2. 예식 시작시간과 준비시간을 다시 맞춘다
청첩장에는 오후 1시라고 적혀 있어도 신랑과 신부는 훨씬 일찍 웨딩홀에 도착해야 한다.
청주에서 청주웨딩박람회 등을 통해 웨딩홀을 정했다면 본식 전 최종 미팅에서는 실제 도착시간과 리허설 시작시간까지 확인해보는 것이 좋다.
예를 들어
신랑 도착 11시 30분
신부 도착 11시 40분
리허설 12시
신부대기실 입장 12시 10분
처럼 흐름을 맞춰두면 된다.
3. 식순 최종본을 전달한다
본식 순서가 확정됐다면 웨딩홀과 사회자에게 같은 버전을 전달해야 한다.
특히
- 신랑 입장
- 신부 입장
- 혼인서약
- 부모님 인사
- 축가
- 이벤트
- 행진
순서를 확인한다.
중간에 특별한 이벤트가 있다면 반드시 미리 알려준다.
본식 당일 갑자기 추가하면 사회자와 음향 담당자가 당황할 수 있다.
4. 입장곡과 축가 음원을 최종 확인한다
음악파일은 미리 전달하는 것이 좋다.
신랑 입장곡.
신부 입장곡.
축가 MR.
행진곡까지 필요한 파일을 정리한다.
파일 이름도
01_신랑입장
02_신부입장
03_축가
처럼 알아보기 쉽게 만들어두면 좋다.
결혼식날 휴대폰에서 음악을 찾아 전달하는 상황은 피하는 것이 편하다.
5. 가족사진 촬영 범위를 확인한다
본식이 끝난 뒤 어떤 순서로 사진을 찍을지도 정한다.
보통 양가 직계가족부터 시작해 친척, 친구 순서로 촬영하게 된다.
특별히 추가하고 싶은 사진이 있다면 미리 사진작가와 이야기한다.
예를 들어
조부모와 별도 사진.
형제자매만 촬영.
양가 부모님과 신랑·신부 네 명 촬영처럼 원하는 장면이 있을 수 있다.
당일 갑자기 생각하면 사람이 흩어진 뒤일 수도 있다.
6. 부모님 도착시간과 역할을 확인한다
부모님도 본식보다 일찍 도착해야 한다.
혼주 메이크업이나 한복 준비가 끝난 뒤 언제부터 하객을 맞을지 정한다.
화촉점화가 있다면 리허설 참여시간도 확인한다.
부모님에게 전체 스케줄을 길게 설명할 필요는 없다.
“12시까지 웨딩홀 오시면 되고 직원분 안내 따라가시면 돼요.”
정도로 간단하게 알려주는 것이 좋다.
7. 축의대와 식권 운영방법을 마지막으로 확인한다
축의대 친구에게 웨딩홀에 도착해서 알아서 하라고 맡기기보다 기본적인 운영방식을 알려두는 것이 좋다.
확인할 것은
- 축의대 위치
- 식권 수량
- 추가 식권 요청방법
- 봉투·펜 제공
- 축의금 보관방법
정도다.
특히 축의금을 웨딩홀 잔금에 사용할 계획이 있다면 누가 관리할지도 미리 정한다.
8. 본식 당일 웨딩홀 담당자를 알아둔다
계약 상담을 했던 사람과 결혼식 당일 담당자가 다를 수도 있다.
그래서 최종 미팅에서
“당일에는 어느 분께 연락하면 되나요?”
라고 확인하는 것이 좋다.
연락처나 담당팀을 알아두면 문제가 생겼을 때 신랑과 신부가 상담했던 직원부터 다시 찾을 필요가 없다.
9. 웨딩홀 잔금과 결제방법을 다시 본다
본식날 예상하지 못하게 큰 금액을 결제해야 하면 정신이 없다.
그래서
- 웨딩홀 잔금
- 식대
- 추가 옵션
- 결제 시점
- 카드·현금 가능 여부
를 미리 확인한다.
카드 한도가 부족한 경우도 있으므로 결제할 카드가 있다면 한도까지 미리 확인하는 편이 좋다.
10. 계약 이후 추가된 옵션이 있는지 확인한다
처음 계약금액과 최종 금액이 달라질 수 있다.
꽃장식.
추가 연출.
식사 인원.
음료나 주류처럼 중간에 추가된 항목이 있을 수 있다.
최종 견적을 한번 받아
“이 금액 외에 당일 추가되는 비용이 있나요?”
라고 물어보면 좋다.
작은 추가금이 여러 개 모이면 생각보다 차이가 커질 수 있다.
11. 주차와 하객 안내를 마지막으로 확인한다
본식 직전에는 주차권이나 무료주차시간도 다시 확인한다.
특히
- 무료 이용시간
- 주차 등록방법
- 추가요금
- 혼주 차량
을 알아두면 된다.
부모님이나 가까운 친구에게 물어볼 사람이 많을 것 같다면 간단하게 공유해두는 것도 좋다.
12. 연회장 이용시간도 체크한다
하객이 본식 전에 식사를 할 수 있는지.
본식 이후 몇 시까지 식사가 가능한지도 확인한다.
특히 늦게 오는 하객이나 타지역에서 오는 사람이 있다면 알아두면 도움이 된다.
신랑과 신부가 연회장을 언제 방문해 하객에게 인사할지도 대략 생각해볼 수 있다.
13. 준비물을 웨딩홀에 언제 전달할지도 정한다
결혼식날 직접 가져갈 물건이 있을 수 있다.
예를 들어
- 식전영상
- 웰컴보드
- 포토테이블 사진
- 혼인서약서
- 이벤트 물품
등이다.
전날 가져다둘 수 있는지, 본식 당일 가져와야 하는지 확인한다.
미리 맡길 수 있는 물건은 먼저 전달해두면 당일 짐이 줄어든다.
14. 최종 미팅에서는 새 선택을 늘리지 않는 것이 좋다
본식이 가까워지면 불안한 마음에 이것저것 더 추가하고 싶어질 수 있다.
“이 이벤트도 할까?”
“꽃을 조금 더 넣을까?”
하지만 막판에 준비가 늘어나면 비용과 신경 쓸 일도 함께 늘어난다.
최종 미팅은 새로운 것을 추가하는 자리라기보다 지금까지 정한 내용을 확인하는 시간이라고 생각하는 것이 좋다.
15. 마지막에는 ‘당일 우리가 직접 해야 할 일’을 물어본다
최종 확인이 끝나면 웨딩홀 담당자에게 간단하게 물어볼 수 있다.
“저희가 당일 꼭 직접 챙겨야 하는 게 또 있을까요?”
경험이 많은 담당자라면 빠진 부분을 알려줄 수도 있다.
그리고 별다른 것이 없다면 그때부터는 조금 마음을 놓아도 된다.
본식날 모든 것을 신랑과 신부가 직접 통제할 필요는 없다.
마무리
청주 웨딩홀 최종 미팅에서는 새로운 준비를 시작하기보다 지금까지 결정한 내용을 실제 본식 일정에 맞춰 정리하는 것이 중요하다.
특히
- 최종 보증인원
- 신랑·신부 도착시간
- 식순
- 음원
- 가족사진
- 축의대와 식권
- 잔금
- 당일 담당자
정도를 확인하면 된다.
결혼 준비 초반에는 선택해야 할 것이 끝없이 많아 보인다.
하지만 최종 미팅까지 오면 대부분의 결정은 이미 끝난 상태다.
이제 남은 것은 그동안 정한 것들이 결혼식날 자연스럽게 이어지도록 한번 맞춰보는 일이다.
체크가 끝난 뒤에는 새로운 걱정을 계속 만들어내기보다 어느 정도는 웨딩홀과 주변 사람들에게 맡겨도 된다.
몇 달 동안 준비한 결혼식은 결국 체크리스트를 완벽하게 끝내는 날이 아니라, 그 준비를 내려놓고 실제로 두 사람이 결혼하는 날이기 때문이다.